Графы входящего и исходящего журнала

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн.

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

Глава 1. Документооборот

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации.

При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг. Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально. Для регистрации документов используют специальные журналы.

Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам. Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов. Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость. Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит. Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:. Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений.

Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи. Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках. Журнал регистрации исходящих документов — образец вы можете скачать по следующей ссылке. И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров.

Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию. Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись. Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти. Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции — образец для заполнения по предприятию:. Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил. Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами.

Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду. Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний.

Главное — предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости. В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:. Leave this field empty. Запросить финплан. Добрый день! Пришлите, пожалуйста, финансовые условия и бизнес-план франшизы. Мой регион: Московская область. Содержание Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия О некоторых важных понятиях Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов Исходящие письма.

Для всех ли обязательна регистрация? Какие группы бумаг не требуют регистрации? Что на счёт дат и номеров? Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки? Рекомендации для составителей исходящей документации Как действовать делопроизводителям? Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе. Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом. В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.

Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка — следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников. Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации.

Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс.

Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно. Лайк автору. Нажмите, чтобы отменить ответ. Ваше имя. Ваш e-mail.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Журнал регистрации входящих документов

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

Журнал регистрации документов образец

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секреты 1С: Документооборот. Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы.

.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Регистрация документов

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Представление графа в матрице и списке
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Панфил

    В итоге еще скажут что ваши договора это филькина грамота

  2. inperi

    У вас всегда полезные советы. Голосую за вас!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных